Banyak artikel, buku dan manual yang telah ditulis tentang manajemen waktu dan pengelolaan di tempat kerja. Kita membacanya dengan niat yang baik, tapi terkadang kita jarang sekali memiliki komitmen untuk melakukannya.

Apa yang dimaksud dengan terorganisir ? Saya melakukan pendekatan dari sudut pandang kontrol. Cukup sederhana, terorganisir adalah memegang kendali – mengetahui status setiap aspek bisnis Anda sepanjang waktu. Maka, kendalikan hari kerja Anda, yang hasilnya kepercayaan diri Anda akan meningkat ketika berhubungan dengan klien, kompetitor dan supervisor.

Mari kita lihat beberapa cara sederhana untuk memulai proses ini.

1. Kantor yang berantakan, amburadul mengakibatkan tidak terselesaikannya pekerjaan, melewati tenggat waktu dan kehilangan informasi. Meja Anda bukanlah loker penyimpanan, tapi dasar kerja Anda . Kini saatnya memindahkan semua tumpukan kertas yang memenuhi meja, lantai dan rak. Semua dokumen harus memiliki tempatnya masing-masing, sama seperti peralatan masak Anda yang memiliki tempat tertentu di dapur.

2. Ingatlah, waktu yang digunakan untuk mencari selembar dokumen, no telpon atau alamat klien bukanlah waktu yang produktif. Menyisakan beberapa menit di setiap harinya untuk mengelola lembar kerja Anda akan menghemat banyak waktu. Ketika bisnis berkembang, begitu juga dengan kertas kerja Anda. Jangan biarkan menumpuk, karena ini akan mengakibatkan Anda kehilangan kendali dan peluang.

3. Kontrol bagaimana hal lain mempengaruhi produktifitas Anda. Apakah tertulis bahwa setiap telpon berdering Anda HARUS menjawabnya ? Jika gangguan yang terjadi memangkas produktifitas Anda, putuskan kapan Anda akan menjawabnya atau kapan orang lain (staff, voice mail atau perekam pesan ) yang melakukannya. Terkadang Anda memerlukan ketenangan dalam mengerjakan proyek atau laporan, menyiapkan presentasi atau membuat estimasi. Saat itulah biarkan orang lain yang menjawab telepon.

4. Jika bisnis Anda adalah usaha rumahan, tentukan aturan yang jelas, dalam keadaan bagaimana dan kapan, Anda bisa diganggu oleh anggota keluarga. Mereka harus tahu jika pintu tertutup artinya ” dilarang mengganggu ,” atau “ketuk dahulu.” Ini tidak mudah untuk melakukannya. Jelaskan bahwa dengan bekerja tanpa gangguan, tugas akan terselesaikan dengan cepat, dan dikemudian hari Anda memiliki banyak waktu untuk keluarga.
Didalam perkantoran dengan beberapa orang yang bekerja di area tertutup, kecenderunggannya adalah ngobrol dan menggosip sepanjang hari. Ini merupakan pemborosan waktu produktif yang sangat besar.

Memegang kendali dan terorganisir memerlukan komitmen, karena Anda mencoba sesuatu yang baru dan mendobrak kebiasaan lama yang buruk. Metode dan teknik yang saya tawarkan sederhana dan mudah dipelajari. Dengan memegang kendali hari kerja, Anda akan lebih percaya pada diri sendiri dan karir Anda.

Oleh: Carol Halsey
Sumber: www.powerhomebiz.com
Diterjemahkan oleh: Iin – Tim Pengusaha Muslim.com